Inventario di magazzino: come farlo e perché?

L’inventario di magazzino è un’operazione contabile molto importante per le aziende di logistica. Viene usato per monitorare le quantità di scorte e giacenze presenti in magazzino, sia che si tratti di beni destinati alla vendita che di materie prime, semilavorati o prodotti in corso di lavorazione.

Fare l’inventario è un’operazione fondamentale, da realizzare obbligatoriamente almeno una volta all’anno, perché serve ad evitare gli sprechi e ad ottimizzare la quantità di scorte in magazzino. 
 

Per tenere sotto controllo le giacenze di materiali è bene poter contare su strumenti affidabili ed utili. È utile, ad esempio, un buon software per la gestione del magazzino, oltre a poter usufruire di differenti tipi d’inventario in base alle esigenze dell’azienda. 

Tipologie di inventario di magazzino

Per poter effettuare un buon inventario, utile ai fini aziendali, bisogna tenere presenti questi due parametri fondamentali:
 

• Il tempo: bisogna mettere a calendario quando svolgere l’operazione considerando che il minimo è una volta all’anno.

• Il metodo: si possono conteggiare gli articoli stoccati e calcolare le giacenze in maniera ciclica o annuale, rotativa o in tempo reale, in base alle esigenze e metodi dell’azienda. 
 

Sulla base di questi fattori si possono avere tre tipi di inventario. 

1. Inventario in tempo reale o permanente

Detto anche PIM (acronimo di Perpetual Inventory Method), permette di monitorare l’inventario in tempo reale. La realizzazione dell’inventario in tempo reale può risultare complessa e richiedere abbastanza risorse. Resta comunque la soluzione migliore quando si lavora con una grande quantità di referenze dall’indice di rotazione elevato. L’inventario in tempo reale fornisce una fotografia sempre aggiornata della quantità delle merci presenti sugli scaffali.

2. Inventario annuale

Come indica il nome stesso, l’inventario annuale si realizza in prossimità della chiusura di esercizio che avviene nei primi giorni di gennaio. L’inventario annuale è laborioso e ha bisogno di un personale adeguatamente formato per essere eseguito. Un conteggio meticoloso comporterà minori incongruenze nell’inventario contabile. Se il magazzino è di dimensioni considerevoli sarebbe meglio pianificare l’operazione su più giornate di lavoro.

3. Inventario a rotazione

L’inventario a rotazione consiste in una tecnica basata su un conteggio periodico e pianificato di una o più parti delle scorte fisiche del magazzino. È possibile eseguirlo anche più volte durante l’anno e, a differenza dell’inventario permanente e annuale, presenta costi (in termini economici e di forza lavoro) decisamente meno elevati. 

I vantaggi di effettuare questo tipo di inventario per un azienda sono: 
 

• Evitare una possibile rottura di stock perché permette una visione globale e costante delle scorte.

• Aggiornamento regolare delle quantità. Il regolare controllo delle scorte consente di ridurre gli errori che si generano durante le fasi di ricevimento e di uscita delle merci.

• Complessità inferiore. Sul piano economico e strutturale, questa tecnica risulta più facile da implementare.
 

Inoltre, è possibile cambiare le modalità con cui si fa l’inventario in qualsiasi momento dell’anno. In effetti, piuttosto che optare per un metodo fisso inamovibile, è auspicabile utilizzare tutte le tipologie a turni alterni in base alle necessità dell’azienda che si presenteranno nel tempo. 

Perché l’inventario è importante?

Infine, l’inventario di magazzino, oltre ad essere obbligatorio da effettuare almeno una volta anno, è una pratica fondamentale per vari motivi:
 

• Fa emergere eventuali problemi del magazzino. Aiuta, cioè, nell’individuare merce danneggiata, ordini non processati o prodotti mancanti.

• Assicura il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Avendo sotto controllo la quantità delle merce, è possibile stilare un bilancio il più possibile accurato evitando problemi in futuro. 

• Mostra il successo dei prodotti. Sapere quali sono i prodotti più apprezzati dai clienti è importante per impostare strategie di vendita. Ad esempio, se un prodotto rimane sugli scaffali per molto tempo, sta ad indicare che non è gradito dal cliente o che ci sono dei problemi. Si può, quindi, optare per ridurre il prezzo oppure, in alternativa, proporlo ad una clientela diversa. Un inventario ben fatto, inoltre, mette anche in luce i prodotti più venduti e richiesti.

• Permette di pianificare i nuovi ordini. L’inventario, più di ogni altra pratica, mostra con chiarezza quali sono le merci in esaurimento. Ciò permetterà all’ufficio acquisti, con rapidità e sicurezza, di impostare i nuovi ordini. 

• Rafforza le strategie di prezzo. L’inventario di magazzino ha poi un pregio: se opportunamente analizzato, mette il bilancio aziendale sotto i riflettori, evidenziando i prodotti che vanno a ruba e quelli che rimangono sugli scaffali. Ciò dà l’opportunità al team aziendale che se ne occupa di rivedere le strategie di prezzo in modo tale da massimizzare i profitti.